10 ventajas de la contabilidad electrónica

La contabilidad se realizó manualmente hasta la década de 1980, cuando comenzó la llegada de computadoras rápidas y software fácil de usar, preciso y confiable. Todo se volvió más fácil

Un sistema contable es una colección de procesos, procedimientos y controles diseñados para recopilar, registrar, clasificar y resumir los datos financieros para la interpretación y la toma de decisiones de gestión.

Una Contabilidad electrónica implica hacer uso de computadoras y software de contabilidad para registrar, almacenar y analizar datos financieros. Un sistema de contabilidad computarizado trae consigo muchas ventajas que no están disponibles para los sistemas de contabilidad analógicos que se han sido utilizados durante muchos años, y aunque parezca increíble, todavía utilizan en algunas empresas.
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Ventajas de usar software de contabilidad
1. Automatización: dado que todos los cálculos son manejados por el software, la contabilidad electrónica elimina muchos de los procesos vanos y lentos asociados con la contabilidad manual. Por ejemplo, una vez emitidas, las facturas se procesan automáticamente, por lo que la contabilidad requiere menos tiempo. Esto es una gran ventaja en nuestra era en donde el tiempo es de suma importancia. Unos minutos pueden hacer la diferencia entre ser eficientes y eficaces.

2. Precisión: Un sistema de contabilidad está diseñado para ser preciso hasta el más mínimo detalle. Una vez que los datos se ingresan en el sistema, todos los cálculos, incluidas las adiciones y sustracciones, se realizan automáticamente por software. Aquí se evita cualquier error humano que puede desencadenar en muchos problemas entre estos los de índole legal que pueden conllevar pérdidas incalculables.

3. Acceso a los datos: al usar el software de contabilidad, es mucho más fácil para las diferentes personas acceder a los datos contables fuera de la oficina de forma segura. Esto es particularmente cierto si se utiliza una solución de contabilidad en línea. La disponibilidad de datos desde cualquier parte es esencial si se pretende agilizar procesos.

4. Fiabilidad: debido a que los cálculos son tan precisos, los estados financieros preparados por computadoras son altamente confiables. Como se mencionaba anteriormente, los errores humanos se eliminan en su totalidad lo que se convierte en una enorme ventaja para cualquier empresa.  

5. Escalable: cuando tu empresa crece, la cantidad de contabilidad necesaria no solo aumenta, sino que se vuelve más compleja. Con la contabilidad electrónica todo se mantiene sencillo porque es más fácil revisar los datos usando software que revisar un montón de documentos.

6. Velocidad: Al usar software de contabilidad, todo el proceso de preparación de cuentas se vuelve más rápido. Además, las declaraciones y los informes se pueden generar de forma instantánea con solo hacer clic en un botón. Los gerentes no tienen que esperar durante horas, incluso días, para poner sus manos en un informe importante.

7. Seguridad: los datos más recientes pueden guardarse y almacenarse en ubicaciones remotas para que estén a salvo de desastres naturales y provocados por el hombre, como terremotos, incendios, inundaciones, incendios provocados y ataques terroristas. En caso de desastres, el sistema puede restaurarse rápidamente en otras computadoras.

 8. Rentabilidad: dado que el uso de la contabilidad electrónica es más eficiente que la contabilidad en papel, de forma natural, el trabajo se realizará más rápido y se ahorrará tiempo. Entonces la contabilidad computarizada realmente se convierte en algo indispensable ya que minimiza errores y proporciona beneficios financieros.

9. Visualizaciones: ver tus cuentas usando una computadora te permite aprovechar la opción de ver tus datos en diferentes formatos. Puedes ver los datos en tablas y usar diferentes tipos de gráficos. Esto es de suma importancia para tomar las decisiones correctas ante cualquier situación. Un gráfico puede proporcionar más información que cientos de hojas con números y números.

10. Copia de seguridad: un software contable permite copia de seguridad de toda tu información de una manera fácil y automatizada. Puedes conservar una copia impresa de toda tu contabilidad anual en forma de impresiones y copias de seguridad paralelas, que pueden ser complejas en la contabilidad manual.

Nota: el uso de hojas de cálculo que a menudo se utilizan en lugar de un software de contabilidad adecuado para procesar datos financieros no son recomendables. Es de conocimiento común que las hojas de cálculo no proporcionan una solución escalable para fines contables y, por lo tanto, son una solución peligrosa para invertir.

Lo mejor será hacer la inversión es un sistema confiable que te proporcione todas las ventajas antes mencionadas. No se debe ver como un gasto sino más bien como una inversión para poder competitivos en un mundo globalizado que demanda automatizar todos los procesos. 

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