La
contabilidad se realizó manualmente hasta la década de 1980, cuando comenzó la llegada de computadoras rápidas y
software fácil de usar, preciso y confiable. Todo se volvió más fácil.
Un sistema contable es una colección de procesos, procedimientos y controles
diseñados para recopilar, registrar, clasificar y resumir los datos financieros
para la interpretación y la toma de decisiones de gestión.
Una Contabilidad
electrónica implica hacer uso de computadoras y software de contabilidad
para registrar, almacenar y analizar datos financieros. Un sistema de
contabilidad computarizado trae consigo muchas ventajas que no están
disponibles para los sistemas de contabilidad analógicos que se han sido utilizados
durante muchos años, y aunque parezca increíble, todavía utilizan en algunas
empresas.
Ventajas de usar software de contabilidad
1. Automatización: dado que todos los
cálculos son manejados por el software, la contabilidad electrónica elimina muchos de los procesos vanos y lentos
asociados con la contabilidad manual. Por ejemplo, una vez emitidas, las
facturas se procesan automáticamente, por lo que la contabilidad requiere menos
tiempo. Esto es una gran ventaja en nuestra era en donde el tiempo es de suma
importancia. Unos minutos pueden hacer la diferencia entre ser eficientes y
eficaces.
2. Precisión: Un sistema de
contabilidad está diseñado para ser preciso hasta el más mínimo
detalle. Una vez que los datos se ingresan en el sistema, todos los
cálculos, incluidas las adiciones y sustracciones, se realizan automáticamente
por software. Aquí se evita cualquier error humano que puede desencadenar en
muchos problemas entre estos los de índole legal que pueden conllevar pérdidas
incalculables.
3. Acceso
a los datos: al usar el software de contabilidad, es mucho más fácil
para las diferentes personas acceder a los datos contables fuera de la oficina
de forma segura. Esto es particularmente cierto si se utiliza una solución
de contabilidad en línea. La disponibilidad de datos desde cualquier parte es
esencial si se pretende agilizar procesos.
4. Fiabilidad: debido a que los
cálculos son tan precisos, los estados financieros preparados por computadoras
son altamente confiables. Como se mencionaba anteriormente, los errores humanos
se eliminan en su totalidad lo que se convierte en una enorme ventaja para
cualquier empresa.
5. Escalable: cuando tu empresa
crece, la cantidad de contabilidad necesaria no solo aumenta, sino que se
vuelve más compleja. Con la contabilidad electrónica todo se mantiene
sencillo porque es más fácil revisar los datos usando software que revisar un
montón de documentos.
6. Velocidad: Al usar software de
contabilidad, todo el proceso de preparación de cuentas se vuelve más
rápido. Además, las declaraciones y los informes se pueden generar de
forma instantánea con solo hacer clic en un botón. Los gerentes no tienen
que esperar durante horas, incluso días, para poner sus manos en un informe
importante.
7. Seguridad: los datos más recientes
pueden guardarse y almacenarse en ubicaciones remotas para que estén a salvo de
desastres naturales y provocados por el hombre, como terremotos, incendios,
inundaciones, incendios provocados y ataques terroristas. En caso de
desastres, el sistema puede restaurarse rápidamente en otras
computadoras.
8. Rentabilidad: dado que el uso de la
contabilidad electrónica es más eficiente que la contabilidad en papel, de forma
natural, el trabajo se realizará más rápido y se ahorrará tiempo. Entonces
la contabilidad computarizada realmente se convierte en algo indispensable ya
que minimiza errores y proporciona beneficios financieros.
9. Visualizaciones: ver tus cuentas usando
una computadora te permite aprovechar la opción de ver tus datos en diferentes
formatos. Puedes ver los datos en tablas y usar diferentes tipos de
gráficos. Esto es de suma importancia para tomar las decisiones correctas ante
cualquier situación. Un gráfico puede proporcionar más información que cientos
de hojas con números y números.
10. Copia de seguridad: un software contable permite copia de seguridad de toda tu información de una manera fácil y automatizada. Puedes
conservar una copia impresa de toda tu contabilidad anual en forma de
impresiones y copias de seguridad paralelas, que pueden ser complejas en la
contabilidad manual.
Nota:
el uso de hojas de cálculo que a
menudo se utilizan en lugar de un software de contabilidad adecuado para
procesar datos financieros no son recomendables. Es de conocimiento común
que las hojas de cálculo no proporcionan una solución escalable para fines
contables y, por lo tanto, son una solución peligrosa para invertir.
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